De cadeaubon voor klanten of jarige vrienden van klanten. Je mag ook zeggen: kadobon, waardebon, voucher, spaarkaart of tegoedbon. Hoe voorkom je onnodig gedoe, hoe ontloop je een ingewikkelde, extra administratieve taak, hoe zit het met betalingen online van klanten die een fysieke cadeaubon in willen wisselen? Wat mag je doen met de btw en vooral: op welk moment? Hoe mik je op: wel de voordelen, niet de nadelen?
In deze informatieve blog voor winkeliers en beheerders van een webshop proberen we op al die vragen een antwoord te geven. Tipje van de sluier: een eigentijds, goedwerkend kassasysteem ligt niet wakker van een cadeaubon of spaarkaart meer of minder. Juist leuk, die verwennerij voor trouwe klanten! Zo’n bon die de verkoop bevordert dient toch zeker alleen maar feestelijk en makkelijk te zijn, óók voor de persoon of de software achter de kassa?
Zelf (beginnen met) cadeaubonnen uitgeven
Eerst maar eens nadenken over de vorm. Heel belangrijk, want die moet voor jezelf werkbaar zijn, voor je klanten aantrekkelijk, uitnodigend en begrijpelijk. Kies je voor een voorgeprogrammeerd pasje formaat bankpas, dat je zelf kunt koppelen aan het kassasysteem? Staat professioneel en het voelt voor de ontvanger van de cadeaubon even heel ‘rijk’. Voor de meeste kassasystemen geen probleem. Of lijkt het je logischer om je kassa per keer een unieke code te laten printen op een sticker, die je zelf ergens op plakt? Kan ook. Bijvoorbeeld op een mooie, stevige kaart, die je afhankelijk van het seizoen (Sinterklaas, Kerst, Valentijnsdag, Moederdag) kunt aanpassen? Je voorkomt ermee dat de kassa dienst moet doen als printer van de complete cadeaubon, met alle druktechnische beperkingen van dien, zoals precieze afmetingen in pixels, papiersoort, kleurechtheid. Niet doen, zouden wij adviseren.
Nieuw op dit terrein en van plan om binnenkort aan de slag te gaan met cadeaubonnen in je zaak? Er zijn diverse goede leveranciers van cadeaubonnen of ‘loyaltycards’. Meestal bieden ze ook een app aan om de transacties te verwerken, maar de kortste en veiligste weg blijft een koppeling aan de betaalterminal van je kassasysteem vol slimme software. Dan ben je altijd op de hoogte en kun je ook geen rekenfouten maken. Je bent zelf verantwoordelijk, met je kassa als vertrouwde assistent boekhouding.
De leverancier van je kassasysteem helpt je graag op weg met een module speciaal voor cadeaubonnen of ‘loyalty card’ tegoedbonnen. Goed nieuws: in onze helpdesk vind je onder ‘betaalmethode instellen’ ook het kopje ‘instellen cadeaubon als betaalmethode’. Zie zeker ook de onderwerp ‘bon zonder omzet’: wel een bedrag binnen vandaag, (nog) geen gevolgen voor de voorraad. En daarnaast de helpdesk onderwerpen ‘kortingsacties’, ‘spaarpunten’ en ‘pay.nl koppelen aan je webshop’. Je kassa begrijpt gewoon alles.
Cadeaubonnen van anderen accepteren
Zoals de lokale versie van de landelijke VVV-bon of andere plaatselijke voordeelacties van de winkeliersvereniging. Er zijn ook standaard cadeaubonnen van landelijke branches, zoals boekenbonnen. Daarnaast ook algemene, digitale ‘cadeaukaarten’ waar een hele rij winkelketens bij is aangesloten, van drogisterijen tot slijterijen, bioscopen, restaurants, hotels, dagjes uit, de webshops van bol.com en meer. Particulieren kunnen zo’n cadeaubon eenmalig bestellen, met een zelfgekozen bedrag. Als winkelier die gaat werken met cadeaubonnen word je onderdeel van een systeem; de organisatie achter bijvoorbeeld de VVV-bon maakt het mogelijk om de cadeaubonnen in jouw winkel te personaliseren, bijvoorbeeld met het logo van je bedrijf of een voorraad feestelijke verpakkingen voor op de toonbank. Je zult merken: de belangrijkste vraag blijft: hoe koppel ik de transacties met cadeaubonnen (aanschaf en inwisselen) naadloos aan mijn ‘gewone’ kassasysteem met pinbetalingen en contante betaling? Het meest gebruikelijk, eigenlijk niet te vermijden in dit geval, is de vaste koppeling met een ‘payment provider’ als iDeal. Geen probleem voor de software van een compleet kassasysteem.
Ingewikkelder wordt het pas als een voucher of tegoedbon uitgegeven is door de ene partij, te besteden bij de andere partij. Bekend voorbeeld: je krijgt als klant van een supermarkt een tegoedbon voor een leuk uitje met je gezin, gezellig samen naar een pretpark. In dat soort gevallen krijgt het pretpark meestal een vergoeding van de supermarkt, per ingewisselde tegoedbon.
Uitzondering: de spelregels rond (bijvoorbeeld) BTW
Je kassa houdt niet alleen steevast je omzet bij, je kassasysteem houdt daarbij ook rekening met de dagelijks ingeleverde cadeaubonnen. Is je omzet bijvoorbeeld € 2.000 en heb je dezelfde dag ook € 500 aan cadeaubonnen ontvangen? Dan weet de software van je kassasysteem: opbrengst € 1.500 met btw.
De Belastingdienst is er duidelijk over. De spelregels rond vouchers, waardebonnen en cadeaubonnen gelden pas sinds 1 januari 2019. In het kort. Voor de btw maakt de Belastingdienst onderscheid tussen twee soorten bonnen: vouchers voor enkelvoudig gebruik en vouchers voor meervoudig gebruik. Voor de eerste soort is bij de uitgifte al bekend wat de gevolgen voor de btw zijn. Je draagt dus btw af bij de uitgifte. Bij het inwisselen hoeft dat dan niet meer.
Het wordt pas ingewikkeld als er sprake kan zijn van twee btw-tarieven op hetzelfde moment. Goed voorbeeld: je hebt een restaurant en er komt iemand eten (en drinken!) met een cadeaubon. Voor alcoholische drank geldt 21%, voor al het andere (frisdrank, het gerecht, het toetje) geldt het lagere btw-tarief van 9%. Daarom stelt de Belastingdienst in dit geval: btw afdragen bij het inwisselen van de cadeaubon.
Nog iets complexer wordt het bij spaarkaarten met spaarzegels. Voor de afhandeling van de btw maakt het niet uit of de klant een klein bedrag moet betalen voor de zegels of dat je ze gratis uitdeelt. Het verschil zit hem in de uitbetaling: geef je contant geld voor de zegels of mag de klant de zegelkaart gebruiken voor het betalen van producten in de winkel of diensten.
Duizelig? Kijk op de website van de Belastingdienst voor (veel!) meer informatie, plus de uitzonderingen. Zoek op vouchers, zegels, waardebonnen.
De cadeaubon gaat online! Wat nu?
Op veel adressen (zoals bij de grootste supermarkt van Nederland) kun je als klant online een cadeaubon voor een ander bestellen. Andersom kan meestal ook: een in de stenen winkelstraat aangeschafte cadeaubon of waardebon inwisselen bij het betalen in de bijbehorende webshop. Voor klanten een groot voordeel: makkelijk thuis op de bank je cadeau uitkiezen. In de meeste gevallen lukt dat, maar lang niet altijd even probleemloos. Hier komen de voordelen om de hoek kijken van één vaste leverancier voor je kassasysteem en de daaraan gekoppelde webshop. Zijn die beiden van dezelfde leverancier (en heb je dus geen extern webshopsysteem van een tweede leverancier) dan weet je zeker: de software van mijn webshop ‘herkent’ meteen de unieke code van een cadeaubon uit de winkelstraat.
