Ga je nou echt de hele boel omgooien? Of waar begin je, als je net ben gestart met ondernemen in de retail? Het kiezen van het juiste kassasysteem kan lastig zijn. Of je nu een je huidige kassa wilt vervangen of een nieuwe winkel begint: er zijn veel opties. Verschillende systemen, merken, functies én prijsklassen. Hoe kies je nou de beste kassa voor jouw bedrijf? In dit blog leggen we uit waar je op moet letten. Zo installeer je straks makkelijk een systeem dat perfect bij je winkel past.
Wat voor winkel heb je?
Voordat je in de wereld van kassasystemen duikt, is het slim om eerst stil te staan bij wat jouw winkel écht nodig heeft. De functionaliteiten van een kassa kunnen namelijk per branche verschillen.
Bij kledingwinkels moet het kassasysteem goed integreren met voorraadbeheer zodat populaire producten op tijd worden bijgevuld en je klant altijd weet wat beschikbaar is. Daarnaast moet het systeem eenvoudig maatbogen en seizoenen ondersteunen, zodat je makkelijk kunt inspelen op wisselende collecties. Een ideaal systeem is flexibel, groeit mee met je bedrijf en is eenvoudig aan te passen aan veranderingen, zoals een groter assortiment of extra verkoopkanalen, bijvoorbeeld via online platforms.
Bij sportwinkels heb je vaak meerdere producten. Dan is het belangrijk dat het kassasysteem snel en efficiënt verschillende items kan verwerken, ook als ze meerdere varianten hebben (zoals kleuren of maten). Het systeem moet in staat zijn om promoties, kortingen, cadeaubonnen en seizoensgebonden aanbiedingen snel toe te passen.
Bij dierenspeciaalzaken is een overzichtelijk kassasysteem essentieel, zeker bij een breed assortiment van voeding, accessoires en diergeneesmiddelen. Een flexibel voorraadbeheersysteem helpt om altijd de juiste producten op voorraad te hebben.
Bij slijterijen speelt emballage vaak een grote rol. Een goed kassasysteem moet retourverwerking van statiegeldflessen en kratten naadloos kunnen registreren. Daarnaast moet het systeem eenvoudig kortingen of acties kunnen toepassen.
Zijn extra functionaliteiten nodig?
Naast de basisfunctionaliteit zijn er verschillende extra opties waar je misschien niet meteen aan denkt, maar die je winkel wél kunnen helpen. Dit kunnen onder andere zijn:
- Betalingen en kassabon opties: Is het belangrijk dat je klanten met verschillende betaalmethoden kunnen betalen, zoals pinpassen, creditcards, of zelfs via mobiele betalingen? Kun je de kassabon digitaal versturen? Zorg ervoor dat het kassasysteem deze betalingen ondersteunt.
- Klantenbeheer: Als je je klantenbestand wilt opbouwen en loyale klanten wilt belonen, zoek dan naar een kassasysteem dat klantgegevens kan opslaan, bijvoorbeeld voor een spaarprogramma of om aanbiedingen te sturen.
- Integratie met je website: De combinatie met e-commerce moet ook soepel verlopen. Misschien is je modewinkel wel zowel fysieke als online. Zo voorkom je dubbele voorraden of misverstanden met bestellingen.
Zo ben je flexibel en kun je opschalen
Denk na over de toekomst van je winkel. Is je bedrijf groeiende? Wil je in de toekomst meer vestigingen openen of je systeem uitbreiden? Het is belangrijk om te kiezen voor een systeem dat makkelijk kan meegroeien met je business.
Kijk naar de schaalbaarheid van het systeem. Kan je bijvoorbeeld meerdere kassa’s koppelen of het systeem uitbreiden met bijvoorbeeld een betaalsysteem, voorraadsoftware of klantbeheer? Ook voor een multifiliaal wil je één systeem. Met een schaalbare en innovatieve software beheer je winkels vanuit één centraal punt. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om in de toekomst aan te passen aan je groeiende behoeften.
Gewoon uitproberen!
Probeer via een proefversie systemen uit die je overweegt, bij voorkeur met je personeel erbij, zodat je kunt zien of het in de praktijk goed werkt. Let ook op zaken als snelheid en gebruiksvriendelijkheid bij het invoeren van producten en het verwerken van betalingen.
Bij een kassasysteem wil je niet dat je personeel een hele cursus moet volgen voordat ze ermee kunnen werken. Het systeem moet intuïtief zijn en makkelijk te bedienen. Als je personeel snel moet kunnen schakelen, is het belangrijk dat het kassasysteem duidelijk en eenvoudig te begrijpen is.
Support en service, zelfs via AI
Als je voor een kassasysteem kiest, wil je uiteraard niet in de problemen komen als er iets misgaat. Controleer of de aanbieder goede klantenservice biedt en wat voor ondersteuning je kunt verwachten bij problemen. Sommige systemen bieden 24/7 ondersteuning via AI, andere hebben een online helpdesk of chatfunctie. Zorg ervoor dat je weet waar je terecht kunt als er technische problemen optreden.
Kosten: wat krijg je voor je geld?
Het kopen van een kassa betekent niet alleen de aanschaf van het systeem zelf. Vaak zijn er ook maandelijkse abonnementskosten voor de software. Het is belangrijk om een goed overzicht te krijgen van alle kosten en te kijken of deze passen binnen je budget.
Compatibiliteit met je bestaande systemen
Heb je al andere systemen in je winkel, zoals een boekhoudprogramma of een voorraadbeheersysteem? Controleer of de nieuwe kassa-software hier goed mee samenwerkt. Dit voorkomt dat je alles opnieuw moet invoeren of dat je verschillende systemen moet gebruiken die niet met elkaar kunnen communiceren. Het liefst beheer je alles vanuit een centraal punt. Makkelijk! Je voorraad, orders en klanten en rapportages: het rolt allemaal uit één vertrouwd systeem.
Zo kies je de kassa die bij jou past
Of je nu een kleine boetiek begint, e-commerce wil opzetten of een grote winkelketen hebt, de juiste kassa is essentieel. Bel of bericht ons! Wij denken graag met je mee. Via onze overstapservice heb je ook geen gedoe. Zo zorgen we er samen voor dat je winkel soepel draait, de klanttevredenheid hoog blijft en je bedrijf klaar is voor de toekomst. Succes met de keuze!
