Een kassasysteem heet niet voor niets een ‘systeem’: je kunt er veel meer mee dan klanten laten betalen in de winkel. Met een compleet kassasysteem haal je in feite relatief voordelig een extra medewerker in huis. Neem nou de terugkerende, lekker arbeidsintensieve taak waar iedere winkelier verplicht even doorheen moet. Balansen. Ook dit jaar voelden weer veel winkeliers de pijn: dit gedoe nooit meer! Dat moet eind 2025/begin 2026 anders!
We noemen in deze blog een paar oplossingen; onder andere een ingebouwde inventarisatiemodule in je kassasysteem. Dat is wel de meest toegankelijke – snel te realiseren.
Het is niet de leukste en meest bevredigende taak in een winkel: in de eerste week van januari de balans opmaken, door de hele voorraad nauwkeurig te inventariseren. In het tijdperk van de ‘domme’, analoge kassa was dat nog echt monnikenwerk. De winkel moest minimaal een dag dicht; anders ging het sowieso fout. Anno nu heb je slimme, razendsnelle software! We lichten het in deze blog toe aan de hand van een waargebeurd verhaal: op 7 januari naar een slijterij in Groningen voor een flesje wijn. Ze zijn gewoon open!
Van balpen en schrijfblok naar moeiteloos tellen en rekenen met software
Waarom moet je balansen? Eén keer per jaar moet je weten of de werkelijke, fysieke voorraad overeenkomt met de (zelf?) geregistreerde voorraad. Bij traditioneel handwerk is het niet gek als je dan afwijkingen vindt. Je wilt meer: altijd een betrouwbaar beeld hebben van je voorraad, inclusief de winkel, zodat je ook efficiënt en rendabel kunt inkopen – en nooit ‘nee’ hoeft te verkopen.
Ondertussen in de slijterij
De medewerker aan de toonbank kijkt geconcentreerd op haar laptop. Achter in de zaak hoor je haar collega korte commando’s doorgeven: “Onderin, bovenin, middelste schap.” Verder alleen het geluid van de razendsnelle, trefzekere bliepjes van een handscanner. Want zo werkt het hier: vroeger deed je de deur van de winkel een dag op slot met een mededeling ‘Sorry, vandaag zijn we aan het balansen’ – om een dag langs de stellingen te lopen met pen en papier. Als per ongeluk de telefoon een keer ging, of een stagiaire stootte een fles om, kon je opnieuw beginnen met tellen. Twee keer Jack Daniel’s groot, 1 keer klein, 3 keer Cointreau groot, 4 keer klein. Waar waren we gebleven? In de slijterij van nu, uitgerust met kassasysteem en losse, mobiele scanner, is dat: 3 bliepjes, dan nog eens 7 bliepjes. Klaar! De kans op fouten is een stuk kleiner.
De deur was open, dus we vragen voorzichtig: “Mogen we deze toch even afrekenen tussendoor?” Dat kan. Het kassasysteem raakt nooit in de war en past vanzelf de nieuwe voorraad aan: het totaal van net min 1 droge witte wijn. Dit jaar geen Dry January of andere Goede Voornemens, die na een paar dagen in het nieuwe jaar toch niet zo goed bleken te zijn.
Waardevolle kennis
Een kloppende balans geeft niet alleen inzicht in de hoogte van het vermogen van de onderneming met een update van de actuele financiële situatie, je kunt er ook gerichter en slimmer door inkopen. Een kassasysteem waarmee je de magazijnvoorraad en ook de winkelvoorraad vliegensvlug scant, telt niet alleen aantallen, maar ook de actuele waarde.
Als je dat zinvol vindt, laat je ook een rapport maken waarin je inkoopbedrag, omzet en winst overzichtelijk op een rijtje hebt. En je sluit het oude jaar netjes af, ook voor de belastingdienst. Zo wordt balansen ineens leuk! Winkel en voorraadmagazijn hoeven niet eens bij elkaar in de buurt te liggen op dezelfde locatie; de software van je kassasysteem is namelijk overal toegankelijk, waar je ook bent!
Tips voor startups in de retail branche
Je vindt hem tussen de 10 belangrijkste tips voor ondernemers die een winkel willen openen (naast ‘een aantrekkelijke naam kiezen’ en ‘de markt verkennen’): zorg dat je software up-to-date en klantvriendelijk is. Dat betekent: naast een goed basis point-of-sale of POS-systeem ook een betrouwbare (deels) geautomatiseerde boekhouding, die je aan die dagelijkse transacties kunt koppelen. Dan kun je rekenen op altijd overzicht, naast real-time voorraadbeheer, een efficiënte orderverwerking, eenvoudig naadloos te integreren met een webshop achter een stenen winkel. Met voor klanten een makkelijk, want intuïtief betalingsproces. Ook dat laatste is enorm belangrijk, want klanten zijn bij een al te ingewikkelde afhandeling van een transactie (in online winkelmandjes of fysiek aan de toonbank) snel geneigd om de volgende keer een deur verder te kijken, bij de concurrent.
Gelukkig zijn er oplossingen, bijvoorbeeld de extra ‘balansmodule’ in je kassasysteem
Voor wie écht alles uit de kast wil halen, bestaat de mogelijkheid om al je producten in de winkel te voorzien van NFC-tags. NFC staat voor ‘Near Field Communication’. Het zijn een soort kleine radiobakentjes die je aan het product bevestigt. Een antenne in de winkel ontvangt het signaal; met 1 druk op de knop rolt er een inventarisatielijst uit. Het vraagt wel om een investering; misschien niet voor elke (beginnende) winkel de meest logische oplossing.
Wat meteen werkt: het basiskassasysteem uitbreiden met een ‘inventarisatiemodule’ – je mag ook zeggen ‘balansmodule’.
Meer weten?
Benieuwd naar de software en hardware opties, die voor jullie winkel het beste gaan werken? Vraag SW Retail gerust om een vrijblijvend advies. Lees alvast meer over de mogelijkheden van een SW kassasysteem op de website van SW Retail.
