Hoe werkt een kassasysteem?
Stel, je wilt een winkel openen. Als webshop, als fysieke winkel of allebei. Dan heb je wel een aantal dingen nodig om je producten te kunnen verkopen. Allereerst: voor de webshop een website, voor je fysieke winkel een pand. En wat kan daarbij niet ontbreken? Juist, een kassasysteem. Alles handmatig bijhouden is mogelijk. Tegenwoordig kun je snel en gemakkelijk allerlei onderdelen automatiseren met een kassasysteem. Hoe gaat dit dan in zijn werk? Oftewel: hoe werkt een kassasysteem?
De producten die jij wilt verkopen koop je eerst zelf in. Een eerste onderdeel van het kassasysteem komt hierbij om de hoek kijken: het inkoopbeheer. Hiermee kun je vanuit het kassasysteem zelf inkooporders maken én versturen naar je leveranciers. Heb je de producten ontvangen? Het inboeken is dan met één druk op de knop gebeurd.
Met deze actie belanden we in een volgend onderdeel van het kassasysteem. Dat is het voorraadbeheer. De binnengekomen producten staan na het inboeken automatisch als voorraad in het voorraadbeheer. Verkoop je producten, dan wordt je voorraad ook weer direct bijgewerkt.
Automatische inzichten vanuit het kassasysteem
Samen kunnen het inkoopbeheer en voorraadbeheer je erg goed helpen bij het maken van keuzes bij bestellingen plaatsen. Zo kun je bijvoorbeeld minimum/maximum-regelingen instellen, waardoor je automatisch in het kassasysteem een besteladvies krijgt wanneer de voorraad van een product onder het minimum komt. Direct bijbestellen en je zit nooit zonder voorraad!
Van tevoren kun je in het kassasysteem jouw favoriete bestelhoeveelheden instellen, zodat je altijd van bijvoorbeeld de beste staffelkorting profiteert bij jouw leverancier. Ook krijg je inzicht in welke producten meer of minder goed verkopen. Aan de hand van dit soort gegevens kun je dan beslissen om iets niet meer te verkopen of juist meer marketing in te zetten.
Hoe werkt een kassasysteem in je winkel?
Toch wel het belangrijkste onderdeel van het kassasysteem is natuurlijk de kassa zelf. Om deze te kunnen gebruiken, moet je eerst inloggen als medewerker. Zijn er meerdere medewerkers? Dan kun je verschillende profielen aanmaken, ook met verschillende machtigingen. Als eigenaar wil je graag tot alles toegang hebben. Iemand die enkel de kassa in de winkel bedient, hoeft natuurlijk niet bij de instellingen van het kassasysteem te kunnen.
De menu’s in de kassa kun je helemaal zelf instellen. De software voorziet jou wel van een default kassasysteem, maar in principe kun je elke knop vervangen voor de instelling die jij wilt. Zo kun je alle acties die jij vaak gebruikt direct vanaf het eerste scherm gebruiken.
Wat heb je bij je kassasysteem nog meer nodig om een product af te rekenen?
Etiketten met barcode | Dit onderdeel kun je al afgehandeld hebben bij de eerste stap, het inkoopbeheer. Bij het inboeken van je orders kun je namelijk meteen etiketten printen voor die specifieke artikelen die je inboekt.
Barcodescanner | Productcodes kunnen natuurlijk handmatig worden ingetikt in de kassa, maar een barcodescanner is wel zo handig. Eén klik en de kassa weet meteen om welk product het gaat.
Betaalterminal en/of geldlade | De meest gebruikte betaalmethoden zijn met contact geld of via pinnen. Hier heb je dus een betaalterminal en/of geldlade voor nodig. Deze kun je eventueel aan meerdere kassa’s aansluiten, wat weer scheelt in de hoeveelheid apparatuur in je winkel en in de kosten.
Bonprinter | Heeft de klant betaald, dan is het redelijk normaal om een bon mee te geven. Hier komt de bonprinter dus in het spel. Je kunt de kassa zo instellen dat je zelf moet aangeven of er een bon wordt geprint. Wil de klant dit niet, dan verspil je ook niet onnodig papier!
En er kan nog veel meer…
Bovenstaande handelingen rondom het kassasysteem zijn min of meer verplicht voor het runnen van een winkel. Er kán nog veel meer. Wat dacht je van kassabonnen per mail versturen, kortingsacties, klantenkaarten met een spaarpuntenprogramma, cadeaubonnen, een klantendisplay? Mogelijkheden genoeg om het kassasysteem optimaal te gebruiken!
Dus, hoe werkt een kassasysteem? Met deze blog ben je al wat wijzer geworden. Nieuwsgierig naar meer? Bekijk wat er allemaal met onze kassasystemen kan!
