Hoe Koko Toko met een kassasysteem meer grip kreeg op de winkel
“We moesten heel veel in Excel zelf uitrekenen. Dat is gewoon zonde van je tijd.”
Voor Amber, eigenaresse van de duurzame conceptstore Koko Toko, was dat het moment waarop ze wist dat het anders moest.
Wat begon als een winkel met een duidelijke missie, groeide uit tot een onderneming waarin steeds meer processen samenkwamen. Een fysieke winkel, een webshop, honderden producten en een voorraad die altijd moest kloppen. Het bestaande kassasysteem kon die groei simpelweg niet meer bijbenen.
En dat is een uitdaging waar veel retailers vroeg of laat tegenaan lopen.
Ondernemen met een missie
Koko Toko is niet zomaar een kledingwinkel. Alles draait om bewust consumeren.
“We hebben hier een wereld gecreëerd waar alle merken die we verkopen bijdragen aan een betere wereld.”
Maar naast die missie is er natuurlijk ook een onderneming die gezond moet blijven.
“Ik denk dat de grootste uitdaging is geweest om mezelf toe te staan om geld te mogen verdienen met wat we hier doen. Dat snijvlak tussen commercieel en idealistisch vond ik ingewikkeld.”
Juist daarom werd inzicht in de cijfers steeds belangrijker. Want hoe weet je welke producten goed verkopen? Welke collecties je moet bijbestellen? Of hoeveel voorraad je daadwerkelijk hebt?
Wanneer je kassasysteem je afremt
Veel winkeliers starten met een kassasysteem dat op dat moment voldoende is. Totdat de onderneming groeit.
Dat merkte Amber ook.
De voorraadadministratie werd steeds ingewikkelder, de koppeling met de webshop werkte niet prettig en voor veel analyses moest nog handmatig in Excel worden gerekend.
“We zijn ooit begonnen met een kassasysteem dat eigenlijk vanuit de horeca kwam. Vooral de voorraden en de koppeling met de online winkel waren ingewikkeld.”
Herkenbaar?
Dan is het vaak geen kwestie van harder werken, maar van slimmer werken.
Een goed kassasysteem doet veel meer dan afrekenen
Veel ondernemers denken bij een kassasysteem vooral aan het afrekenen van producten.
In werkelijkheid vormt het de basis van je hele winkel.
Een modern kassasysteem helpt je onder andere met:
- realtime voorraadbeheer;
- een koppeling tussen winkel en webshop;
- snel producten invoeren;
- verkoopanalyses en rapportages;
- inzicht in omzet en marges;
- efficiënter samenwerken met collega’s.
Daardoor ben je minder tijd kwijt aan administratie en houd je meer tijd over voor je klanten.
Meer ondernemen op basis van cijfers
Voor Amber was vooral het inzicht in de cijfers een belangrijke reden om over te stappen.
“Ik wilde gewoon iets meer cijfergestuurd kunnen ondernemen. En dat kan met SW-Retail veel beter.”
Wanneer je precies weet welke producten hard lopen, welke categorieën achterblijven en hoe je voorraad ervoor staat, maak je betere keuzes.
Niet op onderbuikgevoel.
Maar op data.
En juist dat geeft rust.
Minder handmatig werk, meer tijd voor de winkel
Naast beter inzicht leverde het nieuwe kassasysteem vooral veel tijd op.
“Nieuwe producten invoeren gaat echt super snel. Ik kan het ook overlaten aan mijn collega’s. Dat was echt onze grootste frustratie.”
Taken die eerst veel handmatig werk kostten, verlopen nu grotendeels automatisch.
Dat betekent minder fouten, minder dubbel werk en meer tijd voor de winkelvloer.
Een actuele voorraad geeft vertrouwen
Voor iedere retailer is een betrouwbare voorraad essentieel.
Klanten verwachten dat een product daadwerkelijk beschikbaar is wanneer het online of in de winkel op voorraad staat.
“Je voorraden helemaal up-to-date hebben is gewoon heel fijn. Je bent betrouwbaar.”
Door de koppeling tussen de fysieke winkel en de webshop zijn voorraadwijzigingen direct zichtbaar. Zo voorkom je teleurstellingen én houd je zelf altijd overzicht.
Slimmer ondernemen begint bij de basis
Het verhaal van Koko Toko laat zien dat een kassasysteem veel meer is dan een manier om af te rekenen.
Het helpt je om processen te automatiseren, inzicht te krijgen in je cijfers en met vertrouwen beslissingen te nemen.
Zodat jij minder tijd kwijt bent aan Excel, voorraadlijsten en handmatig werk, en meer tijd hebt voor datgene waar je ondernemer voor bent geworden: een mooie winkel bouwen en klanten blij maken.
Benieuwd welk kassasysteem bij jouw winkel past?
Iedere winkel is anders. Daarom is het belangrijk om een kassasysteem te kiezen dat aansluit bij jouw manier van ondernemen én met je bedrijf kan meegroeien.
Benieuwd welke oplossing het beste past bij jouw winkel? Ontdek hoe het kassasysteem van SW-Retail je helpt om slimmer te ondernemen, meer inzicht te krijgen in je cijfers en tijd te besparen in je dagelijkse werkzaamheden.