De tijd van het inventariseren van je voorraad komt er weer aan. Krijg jij al spontane tegenzin wanneer je denkt aan inventariseren? Een slimme ondernemer wil minimaal één keer per jaar weten hoe groot zijn totale voorraad op een bepaald moment is. Goed beheer van de voorraad is namelijk cruciaal voor een efficiënte bedrijfsvoering, kostenbesparing en het voorkomen van tekorten of overschotten. Toch stellen winkeliers het inventariseren liever uit, het tellen van alle voorraad kost enorm veel moeite en tijd. Door te inventariseren krijg je een duidelijk beeld van de huidige voorraad, wat zorgt voor een nauwkeurig overzicht en het waarborgen van de nauwkeurigheid van je voorraad.
Er zijn verschillende methoden, zoals volledige inventarisaties en cyclustellingen; regelmatige inventarisaties dragen bij aan beter voorraadbeheer. Je telt alle aanwezige items, inclusief middelen zoals materialen en grondstoffen. Het inventaris opmaken is een essentieel onderdeel van het voorraadbeheerproces. Het doel van inventariseren is om snel en efficiënt de beschikbare voorraad te tellen en zo extra winst te genereren en processen te optimaliseren. Hoe jij dit het beste kan doen? Dat lees je hier.
Inventariseren is onmisbaar
Inventariseren is een onmisbaar onderdeel van het beheren van een onderneming, zeker voor retailers die dagelijks te maken hebben met een grote hoeveelheid producten. Door een nauwkeurige inventarisatie uit te voeren, krijg je als ondernemer een duidelijk beeld van de huidige voorraad in je winkel of magazijn. Het proces draait om het systematisch tellen en vastleggen van alle aanwezige items, zodat je precies weet wat er op voorraad is en waar eventuele afwijkingen zitten. Dit helpt niet alleen bij het beheren van je producten, maar zorgt er ook voor dat je snel kunt inspelen op veranderingen in de voorraad.
Wat is inventariseren?
Wat is inventariseren? In de detailhandel kun je er eigenlijk niet omheen. Inventariseren is een telling maken van alle aanwezige items in je winkel en/of webshop. De eerste stap in het inventarisatieproces is het lijst maken van alle aanwezige producten, zodat je een volledig overzicht hebt van wat er geteld moet worden. Meestal wordt dit aan het begin of aan het einde van het jaar gedaan, maar vaak zie je dat ondernemers er ook voor kiezen om tussentellingen uit te voeren.
Inventariseren neemt veel tijd in beslag, het tellen van de voorraad moet erg nauwkeurig gedaan worden en vaak wordt alles nog met de hand opgeschreven en vergelijken. De voorraad wordt door tellers gestructureerd en nauwkeurig geteld om fouten te voorkomen. Na het tellen is het belangrijk om de getelde voorraad te controleren door deze te vergelijken met de geregistreerde voorraad in het kassasysteem. Op deze manier kun je eventuele afwijkingen snel opsporen en corrigeren. Tegenwoordig kan dit veel sneller en nauwkeuriger.
Waarom is inventariseren belangrijk?
Inventariseren van je voorraad is belangrijk, omdat het noodzakelijk is om je voorraad te kunnen garanderen. Zo zorg je ervoor dat je altijd de juiste hoeveelheid voorraad hebt. Met de kassa met voorraadbeheer van SW-Retail kun je dit eenvoudig doen. Naast periodieke tellingen is het essentieel om regelmatig een volledige inventarisatie uit te voeren. Plan volledige inventarisaties zorgvuldig en stel een duidelijke planning op, zodat deze volledige inventarisaties op strategische momenten worden uitgevoerd en operationele verstoringen worden geminimaliseerd.
Een belangrijke reden om te inventariseren is dat het wettelijk verplicht is om jaarlijks een balans op te maken. Op deze balans komen de bezittingen van het bedrijf te staan, ook de huidige voorraad. Tijdens de inventarisatie wordt de voorraad vastgesteld en is een goede uitvoering van het proces van groot belang voor een betrouwbare balans.
Je kunt uit het voorraadbeheer een uitdraai maken van de totale waarde van je voorraad, maar wie zegt dat deze klopt en dus ook juist gewaardeerd wordt? Retailers maken gebruik van een inventarisatie van hun voorraad om vast te stellen of er een goed overzicht is van de juiste voorraad en dat deze voorraad juist gewaardeerd wordt op de balans. Bij afwijkingen is het belangrijk om de oorzaken te onderzoeken, zodat je gericht kunt analyseren waar voorraadverschillen vandaan komen en passende maatregelen kunt nemen.
Vaak zie je dat er veel derving plaatsvindt. Het kan zijn dat er wat mis is met je voorraadsysteem, er kan sprake zijn van diefstal of zijn er producten beschadigd. Door je voorraad goed in beeld te hebben kun je hier snel op inspelen. Een goede planning en correcte uitvoering van de inventarisatie zijn hierbij essentieel.
Wettelijk verplicht: de regels rondom inventariseren
Voor elke onderneming is het wettelijk verplicht om minimaal één keer per jaar een inventaris op te maken van alle bezittingen, schulden en verplichtingen. Dit gebeurt meestal op een bepaald moment, vaak aan het einde van het boekjaar. Het opmaken van deze inventaris is essentieel voor een goed overzicht van de financiële situatie van je bedrijf en vormt de basis voor de jaarrekening. Een nauwkeurige en systematische inventarisatie is hierbij noodzakelijk, zodat je zeker weet dat alle voorraad en andere bezittingen correct zijn vastgelegd. Door deze verplichting na te komen, voorkom je problemen met de boekhouding en voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst. Goed voorraadbeheer en het zorgvuldig opmaken van de inventaris zorgen ervoor dat je onderneming altijd beschikt over een actueel en betrouwbaar overzicht van alle bezittingen en schulden.
Voorraad tellen: hoe doe je dat efficiënt?
Het efficiënt tellen van de voorraad begint met het kiezen van de juiste methode. Je kunt kiezen voor een handmatige telling, waarbij je samen met je personeel alle producten stuk voor stuk telt. Dit geeft vaak een nauwkeurig beeld van de voorraad, maar kan veel tijd kosten, zeker bij een grote omvang van het assortiment.
Steeds meer ondernemers kiezen daarom voor geautomatiseerde tellingen met behulp van kassasoftware en scanners. Deze aanpak maakt het mogelijk om sneller en nauwkeuriger te tellen, waardoor de kans op fouten kleiner wordt. Het is belangrijk om te kijken naar de omvang en complexiteit van je voorraad en op basis daarvan te bepalen welke methode het beste past bij jouw onderneming. Door te investeren in de juiste hulpmiddelen kun je de tellingen niet alleen nauwkeuriger, maar ook efficiënter uitvoeren.
Tips voor een eenvoudige inventarisatie
De meeste ondernemers hanteren bepaalde strategieën om het inventariseren efficiënter te maken. Een goede telling is essentieel voor een betrouwbaar voorraadbeheer en helpt fouten of overstock te voorkomen.
De volgende tips kunnen je helpen bij een nauwkeurige inventarisatie.
Tip 1: Zorg voor de juiste software en hardware
Krijg meer duidelijkheid op de interne bedrijfsprocessen. De meeste retailers noteren tijdens het tellen op papier of bijvoorbeeld Excel. Met die gegevens worden vergeleken met de gegevens in hun kassasysteem. Dit kost veel tijd en je maakt hierdoor snel fouten.
Maak je gebruik van een modern online kassasysteem? Dan is het vaak mogelijk om je voorraad te beheren. Met het voorraadbeheer van SW-Retail wordt je voorraad automatisch bijgewerkt, of je nu in je fysieke winkel of vanuit je webshop verkoopt.
Met de Inventarisatie module van SW-Retail kun je moeiteloos met behulp van een mobiele scanner tellingen uitvoeren, gegevens vergelijken en inventariseren zonder dat je fouten maakt. Door elk schap te labelen en de schappen overzichtelijk in te delen, wordt het inventarisatieproces efficiënter en krijg je beter inzicht in de voorraad per schap.
Tip 2: Plan je inventarisatie
Wanneer je veel producten verkoopt, kost inventariseren veel tijd. Om te zorgen dat je inventarisatie goed verloopt, is het goed om dit op tijd te plannen.
Hoe vaak je een inventarisatie doet, verschillend per winkel. Soms heb je aan één keer per jaar genoeg, anderen voeren ze elk halfjaar uit en misschien nog vaker.
Veel ondernemers inventariseren rondom de openingstijden van hun winkel. Het is aan te raden om inventarisaties buiten de gebruikelijke openingstijden te plannen, zodat de normale bedrijfsvoering niet wordt verstoord en klanten geen hinder ondervinden. Lukt dit niet, zorg dan dat je duidelijk aangeeft waarom je winkel tijdelijk moet sluiten én ook wanneer je weer op gaat. Online bestellingen kunnen natuurlijk altijd doorgaan.
Tip 3: Inventariseer in delen
Hoe meer producten je verkoopt, hoe meer tijd het inventariseren kost. Daarom is het belangrijk om vooraf te plannen wanneer en hoe vaak je een inventarisatie wilt uitvoeren.
Je kunt ervoor kiezen om een gedeelte van je voorraad te tellen. Dit wordt ook wel een gedeeltelijke inventarisatie genoemd. Bij een gedeeltelijke inventarisatie tel je continu delen van de voorraad, bijvoorbeeld per afdeling of productgroep, zonder dat je de hele winkel hoeft te sluiten. Deze methode is effectief voor het waarborgen van een nauwkeurig voorraadbeheer en het voorkomen van grote afwijkingen. Het voordeel daarvan is dat je een nauwkeuriger beeld hebt van je voorraad zonder dat je daar uren mee bezig bent.
Inventariseren in delen wordt gezien als de meest effectieve manier van inventariseren. Je kiest bijvoorbeeld een specifieke afdeling of product en telt daarvan de voorraad. Deze voorraad kun je dan vergelijken met de voorraad in je voorraadbeheer.
