Wat is inventariseren en waarom is het belangrijk?
De tijd van het inventariseren van je voorraad komt er weer aan. Krijg jij al spontane tegenzin wanneer je denkt aan inventariseren? Een slimme ondernemer wil minimaal één keer per jaar weten hoe groot zijn totale voorraad op een bepaald moment is. Toch stellen winkeliers het inventariseren liever uit, het tellen van alle voorraad kost enorm veel moeite en tijd. Hoe jij dit het beste kan doen? Dat lees je hier.
Wat is inventariseren?
Wat is inventariseren? In de detailhandel kun je er eigenlijk niet omheen. Inventariseren is een telling maken van alle aanwezige items in je winkel en/of webshop. Meestal wordt dit aan het begin of aan het einde van het jaar gedaan, maar vaak zie je dat ondernemers er ook voor kiezen om tussentellingen uit te voeren.
Inventariseren neemt veel tijd in beslag, het tellen van de voorraad moet erg nauwkeurig gedaan worden en vaak wordt alles nog met de hand opgeschreven en vergelijken. Tegenwoordig kan dit veel sneller en nauwkeuriger.
Waarom is inventariseren belangrijk?
Inventariseren van je voorraad is belangrijk, omdat het noodzakelijk is om je voorraad te kunnen garanderen. Zo zorg je ervoor dat je altijd de juiste hoeveelheid voorraad hebt. Met de kassa met voorraadbeheer van SW-Retail kun je dit eenvoudig doen.
Een belangrijke reden om te inventariseren is dat het wettelijk verplicht is om jaarlijks een balans op te maken. Op deze balans komen de bezittingen van het bedrijf te staan, ook de huidige voorraad.
Je kunt uit het voorraadbeheer een uitdraai maken van de totale waarde van je voorraad, maar wie zegt dat deze klopt en dus ook juist gewaardeerd wordt? Retailers maken gebruik van een inventarisatie van hun voorraad om vast te stellen of er een goed overzicht is van de juiste voorraad en dat deze voorraad juist gewaardeerd wordt op de balans.
Vaak zie je dat er veel derving plaatsvindt. Het kan zijn dat er wat mis is met je voorraadsysteem, er kan sprake zijn van diefstal of zijn er producten beschadigd.
Door je voorraad goed in beeld te hebben kun je hier snel op inspelen.
Tips voor een eenvoudige inventarisatie
De volgende tips kunnen je helpen bij een nauwkeurige inventarisatie.
Tip 1: Zorg voor de juiste software en hardware
Krijg meer duidelijkheid op de interne bedrijfsprocessen. De meeste retailers noteren tijdens het tellen op papier of bijvoorbeeld Excel. Met die gegevens worden vergeleken met de gegevens in hun kassasysteem. Dit kost veel tijd en je maakt hierdoor snel fouten.
Maak je gebruik van een modern online kassasysteem? Dan is het vaak mogelijk om je voorraad te beheren. Met het voorraadbeheer van SW-Retail wordt je voorraad automatisch bijgewerkt, of je nu in je fysieke winkel of vanuit je webshop verkoopt.
Met de Inventarisatie module van SW-Retail kun je moeiteloos met behulp van een mobiele scanner tellingen uitvoeren, gegevens vergelijken en inventariseren zonder dat je fouten maakt.
Tip 2: Plan je inventarisatie
Wanneer je veel producten verkoopt, kost inventariseren veel tijd. Om te zorgen dat je inventarisatie goed verloopt, is het goed om dit op tijd te plannen.
Hoe vaak je een inventarisatie doet, verschillend per winkel. Soms heb je aan één keer per jaar genoeg, anderen voeren ze elk halfjaar uit en misschien nog vaker.
Veel ondernemers inventariseren rondom de openingstijden van hun winkel, lukt dit niet. Zorg dat je dan duidelijk aangeeft waarom je winkel tijdelijk moet sluiten én ook wanneer je weer op gaat. Online bestellingen kunnen natuurlijk altijd doorgaan.
Tip 3: Inventariseer in delen
Hoe meer producten je verkoopt, hoe meer tijd het inventariseren kost. Daarom is het belangrijk om vooraf te plannen wanneer en hoe vaak je een inventarisatie wilt uitvoeren.
Je kunt ervoor kiezen om een gedeelte van je voorraad te tellen. Het voordeel daarvan is dat je een nauwkeuriger beeld hebt van je voorraad zonder dat je daar uren mee bezig bent.
Inventariseren in delen wordt gezien als de meest effectieven manier van inventariseren. Je kiest bijvoorbeeld een specifieke afdeling of product en telt daarvan de voorraad. Deze voorraad kun je dan vergelijken met de voorraad in je voorraadbeheer.
