Van kassa naar kassasysteem: wat is het verschil?

Hoor je het woord ‘kassa’, dan weet je vast wat ermee wordt bedoeld. Maar is dat ook zo bij ‘kassasysteem’? Dit klinkt ineens wat technisch. Toch valt het alsnog snel te begrijpen. Een kassa is één apparaat waar je mee afrekent, bij een kassasysteem hoort alle hardware en software die je nodig hebt om het verkoopproces goed te besturen. Nu weet je het verschil in het kort. De uitgebreidere uitleg? Die lees je hieronder.

Laten we eerst eens teruggaan in de tijd. Nog maar zo’n 30 jaar geleden namelijk werkte een kassa heel anders dan nu. Zonder de software van vandaag moest de winkelier per product of dienst handmatig de prijs invoeren. Het geld werd in de kassalade gedaan, waarna een printer het bonnetje produceerde. Deze kassa’s worden trouwens nog steeds gebruikt, maar meestal is men overgestapt naar een moderner systeem.

Oké, wat is dan zo’n moderner systeem?

Een kassasysteem gaat om meer dan alleen de betalingen. Het omvat het hele proces waarbinnen een betaling doen mogelijk is. Zoals gezegd gaat het dan om hardware: de apparaten, en software: het programma. We hadden de kassa, kassalade en bonprinter al genoemd. Die zijn wel verder ontwikkeld sinds 30 jaar geleden. Dan heb je nog pinautomaten en barcodescanners die het proces makkelijker maken. Ook hoef je geen genoegen meer te nemen met één scherm op één vaste plek. Laptops, tablets en smartphones bieden je overal de optie om je gegevens in te zien.

Dan de software. Hoe deze precies in elkaar steekt, is afhankelijk van wat jij wilt en nodig hebt. Meestal bevat het wel een paar hoofdonderdelen. Zo heb je natuurlijk het afrekensysteem zelf, maar ook je voorraadbeheer, transactieverwerking, klantgegevens, personeelsgegevens en de mogelijkheid tot allerlei rapportages. Heb je meerdere filialen of een webshop? Ook die kunnen aan het kassasysteem worden gekoppeld.

Lokaal versus in de cloud

Eerder werd de software lokaal op een server of apparaat van het bedrijf zelf opgeslagen. Er was dan geen internetverbinding nodig, maar de installatie vergde wel meer werk. Tegenwoordig wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van de cloud, verstrekt door de aanbieder. Hiermee wordt het dus een online systeem, waar je altijd en overal bij kunt. Als je maar internet hebt.

De stap van het woord ‘kassa’ naar het woord ‘kassasysteem’ is snel gemaakt. Wil je het realiseren? Dan komt er iets meer bij kijken.

Bonusfeitje:

Een veelgebruikte term is ook wel point of sale of pos systeem. Is dit hetzelfde als een kassasysteem? Ja en nee. Ja, er kan hetzelfde mee worden bedoeld. Nee, men kan pos ook letterlijk bedoelen: exclusief de plek waar men afrekent.